IT Asset Disposition (ITAD) voor zakelijke hardware

IT Asset Disposition is het gecontroleerd afvoeren van zakelijke IT-hardware, met dataverwijdering, verwerking en rapportage in één keten. Wij voeren dat traject uit voor bedrijven in Nederland en België. Wij halen daarbij de restwaarde terug door uw computers en werkplekhardware op te kopen, in plaats van ze alleen af te voeren. Per apparaat legt u vast wat ermee gebeurd is.

Wat is IT Asset Disposition?

IT Asset Disposition, afgekort ITAD, is het proces waarmee een organisatie afgeschreven IT-hardware afvoert zonder dataverlies en zonder onnodig waardeverlies. Het omvat inventarisatie, dataverwijdering per datadrager, hergebruik of verwerking via gecertificeerde partners, en een rapportage waarmee u kunt aantonen wat er is gebeurd.

In de praktijk begint een ITAD-traject zelden bij het onderwerp zelf. Het begint bij een hardware-refresh, een migratie van on-premise naar de cloud, het opheffen of samenvoegen van een serverruimte, of een leaseretour. De apparatuur moet weg, de data mag niet weg naar buiten, en er moet iets tegenover staan.

Het verschil tussen ITAD en IT lifecycle management

IT lifecycle management gaat over de volledige levensduur van apparatuur, dus inkoop, uitrol, beheer, onderhoud en afvoer. IT Asset Disposition is alleen die laatste fase, het moment waarop apparatuur de organisatie verlaat.

Wij doen die laatste fase, en die doen wij volledig. Voor inkoop, uitrol en dagelijks beheer bent u bij uw eigen leverancier of beheerpartij beter geholpen. Dat onderscheid is de moeite waard. Partijen die de hele keten aanbieden, zijn bij de afvoer zelden de partij die de hoogste restwaarde haalt.

Het ITAD-proces in zes stappen

Een ITAD-traject bestaat bij ons uit zes stappen:

1. Inventarisatie en taxatie. U stuurt een lijst of wij inventariseren op locatie. U krijgt binnen 24 uur een taxatie.
2. Ophalen. Wij halen de apparatuur op in Nederland en België. Bij grotere partijen is dat kosteloos.
3. Testen en beoordelen. Elk apparaat wordt getest en krijgt een cosmetische en functionele beoordeling.
4. Dataverwijdering per datadrager. Elke drager wordt gewist of vernietigd, met vastlegging per drager.
5. Hergebruik of verwerking. Wat waarde heeft gaat opnieuw de markt in. De rest gaat naar verwerking via gecertificeerde partners.
6. Rapportage en uitbetaling. U ontvangt het wisrapport, de auditgegevens en de afrekening.

Bij een recente opdracht van 94 assets lag er ongeveer twee weken na ontvangst een compleet wisrapport, met alle 53 datadragers erin verantwoord.

Wat er per apparaat wordt vastgelegd

Per apparaat leggen wij vast welke datadrager erin zat, met welke methode die is gewist, hoe lang dat duurde en of het gelukt is. Wissen gebeurt volgens IEEE 2883-2022, in de varianten Purge en Clear, met Blancco Drive Eraser. Dat is dezelfde software waarop de grotere partijen in deze markt hun bewijsvoering bouwen.

In de opdracht hierboven ging het om 53 datadragers: 40 met Purge, 11 met Clear en 2 via de wisfunctie van Apple iOS. Alle 53 zijn geslaagd. Wat er daarna in uw vernietigingscertificaat terechtkomt, staat tot op het veld beschreven.

Hoe de keten aantoonbaar blijft

De keten blijft aantoonbaar doordat elke overdracht wordt vastgelegd: het ophalen op uw locatie, het vervoer, en de laatste handeling per datadrager. Dat is wat chain of custody in de praktijk betekent: niet een belofte, maar een reeks momenten die u achteraf kunt controleren.

Ophalen gebeurt door onze vaste vervoerder Focus Koeriers, met chauffeurs die over een Verklaring Omtrent het Gedrag beschikken. Bij opdrachten met gevoelige bedrijfsinformatie kan het vervoer verzegeld worden uitgevoerd, met vastlegging van het moment en de locatie van verzegeling. Dat gaat op verzoek en er kunnen kosten aan verbonden zijn, afhankelijk van de omvang van de opdracht.

Wat een partij oplevert en wat niet

Wat een partij oplevert hangt af van type, generatie, configuratie en staat, en een deel van elke partij levert niets op. Dat laatste hoort u zelden van een opkoper, maar het is wel hoe het werkt.

De beoordeling is daarom tweeledig. Cosmetisch loopt de schaal van C1 tot C5, waarbij C1 beschadigd is en C5 zeer goed. Functioneel is het F3 als de kernfuncties werken, en anders afgekeurd. In een partij van 94 assets zaten 39 kaartlezers en 2 printers die allemaal als beschadigd en niet-werkend uitkwamen. Die zijn apart verwerkt en niet meegeteld in de opbrengst.

Een voorbeeld van de andere kant. Na een overname troffen wij bij een klant ruim 100 zakelijke Extreme Networks access points aan. Een deel was gebruikt, een deel lag nog nieuw in de doos. Twaalf bleken na testen te zwaar beschadigd om als gebruikte apparatuur verder te kunnen. Ondanks die uitval bracht de partij de klant ongeveer 7.700 euro op. Voor hem was het een bijzaak van de overname.

AVG en WEEE bij het afvoeren van hardware

Bij het afvoeren van hardware blijft uw organisatie onder de AVG verwerkingsverantwoordelijke voor de data die erop staat, ook nadat de apparatuur is opgehaald. Daarom is de vastlegging per datadrager geen formaliteit maar uw bewijsstuk.

Voor de fysieke verwerking geldt de WEEE-regelgeving. Wij werken daarvoor met WEEELABEX-gecertificeerde partners, zodat de afvoer aantoonbaar binnen die keten valt. Valt uw organisatie onder de NIS2-wetgeving, dan komt daar een documentatieplicht bij die verder gaat dan een factuur van een inzamelaar.

IT Asset Disposition aanvragen

Stuur een lijst van de apparatuur die weg moet, met type en aantal. U krijgt binnen 24 uur een taxatie en een voorstel voor het ophalen. Weet u niet precies wat er staat, dan inventariseren wij op locatie.

Taxatie aanvragen

Veelgestelde vragen over IT Asset Disposition

Wat kost IT Asset Disposition?

IT Asset Disposition kost u bij een partij met restwaarde in de regel niets. De kosten van ophalen, wissen en rapporteren komen uit de marge op die restwaarde. In een recente opdracht stonden de datavernietiging en de volledige audit op nul euro voor de klant. Bij kleine partijen zonder restwaarde maken wij een aparte afspraak.

Wat is het verschil tussen ITAD en IT-recycling?

Het verschil is de restwaarde. Bij IT-recycling wordt apparatuur verwerkt tot grondstof, terwijl ITAD eerst kijkt wat er nog verkocht kan worden en pas daarna verwerkt. Onze pagina over IT-recycling met certificaat gaat over de verwerkingskant.

Welke norm gebruikt u voor het wissen van data?

Wij wissen volgens IEEE 2883-2022, met Purge of Clear afhankelijk van het type drager, uitgevoerd met Blancco Drive Eraser. Die norm is nieuwer dan NIST 800-88 en maakt onderscheid tussen wismethodes die wel en niet geschikt zijn voor SSD’s en NVMe-dragers. De gebruikte methode staat per drager op het certificaat.

Hoe snel kan een ITAD-traject worden uitgevoerd?

Een ITAD-traject start met een taxatie binnen 24 uur, waarna ophalen meestal binnen enkele werkdagen te plannen is. Bij een opdracht van 94 assets lag het complete wisrapport er ongeveer twee weken na ontvangst. De doorlooptijd hangt vooral af van de omvang van de partij en de testtijd per apparaat.

Haalt u ook defecte apparatuur op?

Ja, wij nemen ook defecte en End-of-Life apparatuur mee, niet alleen het deel dat nog verkoopbaar is. Dat is voor u het verschil tussen één partij die in één keer weg is en een restant dat blijft staan. Apparatuur zonder restwaarde gaat naar verwerking via gecertificeerde partners.

Werkt u ook in België?

Ja, wij halen apparatuur op in Nederland en België. De werkwijze is in beide landen gelijk, inclusief de vastlegging per datadrager en het certificaat. Voor grotere partijen in België geldt dezelfde regeling voor kosteloos ophalen.